Serviciile de arhivare fizică a documentelor ajută companiile să-și organizeze arhivele de documente, după criterii de arhivare legale, astfel încat să faciliteze accesul la informație pe niveluri de acces.

Arhivarea fizică a documentelor presupune:

• Selecționarea documentelor din arhivă: sortarea fondului arhivistic, selecționarea arhivei pentru casare.
• Inventariere și numerotare: inventarierea dosarelor constituite, numerotarea documentelor cu termen de păstrare permanent.
• Legătorie documente.

Arhivarea electronică presupune transformarea documentelor din arhivă fizică în imagini prin scanarea de mare viteză și transpunerea acestora într-o arhivă electronică. Principalele avantaje ale arhivării electronice sunt accesul rapid la documente, back-up pentru arhiva fizică, facilitarea gestionării arhivelor digitale şi posibilitatea organizării arhivei digitale după criteriul de indexare și arhivare.

Vă oferim servicii complete de arhivare electronică, de la scanarea documentelor de diferite dimensiuni cu echipamente performante și până la organizarea documentelor livrate în arhiva electronică și aplicaţii software de management a arhivei electronice.

Dosarele/unitățile arhivistice se constituie potrivit problemelor și termenelor de păstrare prevazute în Nomenclatorul documentelor de arhivă. De obicei, într-un dosar se includ documente referitoare la aceeași problemă și cu același termen de păstrare.

Ordonarea documentelor cuprinse într-un dosar se face cronologic, actele mai vechi se pun deasupra, iar cele noi dedesubt, şi doar în cazuri speciale ordonarea făcându-se după alte criterii (alfabetic, geografic), conform criteriului de ordonare stabilit la grupare.

Oferim servicii de legătorie documente în vederea arhivării, la sediul nostru sau la sediul dvs, în conformitate cu legislația în vigoare și cu cerințele dumneavoastră.

Legătoria documentelor include:

• Furnizarea de materiale și instrumente de lucru (coperți, coli, sfoară, adezivi, instrumente de prindere, găurire și marcare);
• Inscripționarea dosarelor pe cotor cu date de identificare; legarea dosarelor și aranjarea în ordine cronologică pe rafturi.

Asigurăm depozitarea arhivei în spații amenajate, utilate special și organizate corespunzător în cutii speciale.  Etapele necesare pentru depozitarea documentelor sunt:

• securizarea, stocarea și protecția arhivelor documentare pe o perioadă îndelungată;
• ordonarea depozitului de arhivă pe ani și compartimente, depozitarea dosarelor/baloților/cutiilor;
• stocare în regim indexat;
• evidențierea electronică a conținutului arhivei în cadrul amplasamentului în depozit;
• posibilitatea adoptării celor mai noi tehnologii în domeniul arhivării (inclusiv arhivare în vid, depozitare anaerobă, etc.).

În plus, vă punem la dispoziție și servicii de administrare a arhivei pe care o depozitați la noi, incluzând eliberarea de copii, adeverinţe, extrase şi certificate după documentele arhivate.

Documentele vechi, care și-au încheiat perioada de păstrare impusă de lege sau de politica de desfășurare a activității societății trebuie distruse pentru a nu genera în  continuare costuri directe și/sau indirecte.

Cu noi aveți garanția securității, a confidențialității datelor pentru că dispunem de personal calificat și de tehnologia necesară distrugerii și/sau fragmentării amestecate a documentelor cu termen de păstrare expirat.

Vă oferim cutii speciale pentru depozitarea arhivelor, confecţionate din carton triplustratificat şi de dimensiuni variabile în funcţie de necesităţile organizaţiei dvs.